Dinas Perhubungan Kabupaten Muaro Jambi Menuju Digitalisasi Arsip dari Manual ke Transformasi Arsip Digital.

KABAR18.COM - Dinas Perhubungan Kabupaten Muaro Jambi saat ini sedang melakukan upaya proses digitalisasi arsip dari manual menuju transformasi arsip digital. 

"Saat ini arsip yang ada di Dinas Perhubungan Kabupaten Muaro Jambi tata kelolanya masih bersifat manual, ke depan kami akan memastikan bahwa proses pengarsipan yang ada pada kami akan dilakukan secara digital/elektronik," jelas Sekretaris Dinas Perhubungan Kabupaten Muaro Jambi, Dr. Kasyful Iman, S.Pd.I.,M.Pd.I

Menurut doktor pendidikan ini, berharap pengarsipan secara digital akan membantu meningkatkan efektivitas  dalam menjalankan tugas dan fungsi.

"Digitalisasi pencatatan arsip adalah suatu bentuk transformasi digital yang bertujuan untuk mengubah data dan informasi dari format fisik menjadi format digital." Ujar alumni Unja ini.

Dijelaskan Kasyful, digitalisasi pencatatan arsip dapat meningkatkan efektivitas kinerja pemerintah dengan mempermudah aksesibilitas data dan informasi. 

Digitalisasi arsip memungkinkan penyimpanan data yang lebih efisien dan terorganisir secara sistematis, sehingga mempermudah dalam mencari dan menemukan informasi yang dibutuhkan. 

"Hal ini akan meminimalisir kekeliruan dalam pengambilan keputusan serta mendorong terciptanya tata kelola pemerintahan yang baik dan akuntabel." pungkasnya.

Ada Beberapa manfaat digitalisasi arsip, jelas Kasyful pertama untuk mengurangi risiko kerusakan arsip fisik akibat usia, lingkungan, atau bencana. 

Kedua, mempermudah pencarian dan akses arsip melalui perangkat digital kapan saja dan di mana saja. 

Ketiga, efisiensi ruang dan waktu yang menghemat ruang penyimpanan fisik dan mempercepat proses pengelolaan arsip digital yang dapat disimpan dengan salinan cadangan untuk menghindari kehilangan data.

Ditambahkan Kasyful, beberapa langkah yang dapat ditempuh untuk proses digitalisasi arsip dimulai dari mengidentifikasi arsip yang akan didigitalisasi berdasarkan prioritas, melakukan pemindaian menggunakan alat seperti scanner untuk mengubah dokumen fisik ke format digital PDF, JPEG, menambahkan informasi terkait (judul, tanggal, deskripsi) untuk memudahkan pengelolaan, menyimpan arsip digital dalam sistem berbasis cloud atau server local dan yang terakhir membagikan arsip secara online melalui portal atau platform digital.

Namun demikian, tambah putra Jambi Seberang ini bukan berarti pengelolaan arsip digital tidak memiliki tantangan dan hambatan. Ada beberapa tantangan dalam pengelolaan arsip secara digital ini 

Pertama, biaya untuk investasi pengadaan peralatan, perangkat lunak, dan tenaga ahli.

Kedua, kendala teknologi berupa perbedaan format, keterbatasan perangkat, atau potensi risiko keamanan data. 

Ketiga, adanya resistensi perubahan dimana kebutuhan edukasi bagi pengguna atau pengelola arsip untuk beradaptasi dengan sistem digital.